از مزایای مدیریت زمان غافل نشوید! - وبلاگ برداری

به گزارش وبلاگ برداری، تحقیقاتی که در دانشگاه یوتا انجام شد بیانگر این بود که صحبت کردن با تلفن همراه هنگام رانندگی سرعت واکنش افراد را به مقدار یک پیرمرد 70 ساله کاهش می دهد. این امر در خصوص عملکردتان در سایر امور نیز صادق است.

دکتر حسین بهبودی| مدیریت زمان در محل کار و حتی فراتر از آن، در زندگی روزانه، چهار مزیت دارد. اما دستیابی به این مهارت به همان مقدار که ساده تصور می گردد، سخت می تواند باشد.

یک مطالعه علمی نشان می دهد افرادی که محل کار برایشان دلچسب است و به استرس دچار نمی شوند، زمان را هم از دست نمی دهند. بعلاوه انجام کار های سخت و ناخوشایند ساعت معینی دارد که رعایت آن نیز توصیه شده است.

شاید عادلانه ترین عنصری که در این جهان به درستی و به یک مقدار بین انسان ها تقسیم شده و بین فقیر و غنی تفاوتی قائل نشده اختصاص زمان به آن ها بوده است، چرا که همه در طول روز و شب فقط 24 ساعت وقت در اختیار دارند نه کمتر و نه بیشتر. زمان چیزی است که قابل خرید و فروش، قرض دادن یا پس انداز کردن نیست. زمان به سرعت می گذرد بدون آنکه کسی قادر باشد کنترلی روی آن به عمل آورد.

امر مهم اینکه چگونگی گذشت زمان به تک تک افراد بستگی دارد. مدیریت زمان موارد خارج از حیطه اختیارات شما را تغییر نمی دهد بلکه شخص شما و روابط با پدیده های دیگر را تغییر می دهد، بنابراین افرادی که زمان خود را تحت کنترل خویش در می آورند از مزایای بی شمار آن نیز بهره مند می شوند از جمله:

-کار مفید بیشتری انجام می دهند.

-تنش و برخورد های کمتری را تجربه می نمایند.

-روابط بهتری با سایرین برقرار می نمایند.

-نسبت به خود، زندگی و کسب و کارشان احساس رضایت مندی بیشتری دارند.

-زمان کافی برای انجام کار های مورد علاقه خود را خواهند داشت.

در نتیجه با برنامه ریزی و هدف گذاری روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه می توان به این مهم دست یافت. در این راستا ابتدا سعی کنید برای نیل به خواسته های شخصی، خانوادگی و شغلی خود ابتدا:

-اهدا ف خود را یک به یک به روی کاغذ بیاورید (اهداف همان نتایجی هستند که در پی دست یافتن به آن ها هستید).

-برای آن ها منظره و دورنمای قابل دسترسی و واقعی خلق کنید.

-کار هایی که باید انجام دهید را اولویت بندی کنید.

-ارزش های مورد نظر خود را معین کنید، زیرا زمانی که اهداف، منظره، ارزش ها و اعمال تان با یکدیگر همسو می شوند کار ها با سرعت و جدیت بیشتری به پایان می رسند.

اهداف می توانند ملموس یا غیرملموس، آسان یا سخت، ساده یا پیچیده، کوتاه مدت یا بلندمدت باشند مثل برنامه ریزی برای دویدن یک مسافت 5 کیلومتری یا فروش بیشتر در تجارت در طول یک سال کاری.

اهداف باید معین، قابل مقدار گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و زمان دار باشند یعنی برای رسیدن به اهداف، زمان خاصی (ضرب الاجل) معین و تا نیل به آن ها پایبند بمانید.

نکته مهم اینکه سعی کنید اهداف خود را به چشم نتایجی ببینید که آرزویش را دارید. اهداف باید مختصر و موجز باشد یعنی هر هدف واقعا یک هدف باشد نه ترکیبی از چند هدف. ابتدا با هدف های مهم تر آغاز کنید. عاشق اهداف تان باشید تا انگیزه کافی و پشتکار لازم برای طی جهت سخت را داشته باشید.

حداقل یک هدف سهل و آسان و یک هدف چالش برانگیز و سخت برای خود در نظر بگیرید. اگر اهداف تان بزرگ است برای اینکه انگیزه کافی برای انجام کار ها را داشته باشید آن ها را به هدف های کوچک تر تقسیم سپس برای هرکدام از آن ها یک طرح جداگانه و سریال وار در نظر بگیرید.

یک فهرست از کار های روزانه و هفتگی تهیه کنید و بر اساس اولویت بندی که قبلا انجام داده اید آن ها را اجرا و سپس روی آن ها خط بکشید. در اولویت بندی خود به موارد زیر بیشتر دقت کنید:

-طرح ها و اولویت های خود را جایی ثبت و همواره همراه خود داشته باشید.

-ابتدا کار های ثابت مثل قرار دیدار ها، جلسات و... را یادداشت و سپس سایر امور را ثبت کنید.

-انجام کار های نه چندان خوشایند را به اول روزکه انرژی بیشتری دارید محول کنید. در این صورت با خلاص شدن از آن ها تا پایان روز انگیزه کافی برای کار ها و امور مورد علاقه تان خواهید داشت. به قول مارک تواین: خوردن چندش آورترین قورباغه را در ابتدای کار انجام دهید.

با این رویکرد زمان اوج کار خود را شناسایی نموده و تا در زمانی که انرژی کافی دارید آن را صرف کار های مهم و هنگام کاهش انرژی تان به فعالیت های ساده ترخواهید پرداخت.

- در این میان ساعتی از روز را برای استراحت، آرامش و تمرکز بیشتر به خود اختصاص دهید تا جسم و روح تان انرژی از دست رفته را بازیابی کند. نکته اینکه احتکار حجم زیادی از انواع اطلاعات به امید اینکه روزی مورد استفاده تان قرار خواهند گرفت، بدترین آسیب را به زمان، انرژی و پول شما می زند، چرا که این روز ها تاریخ مصرف اطلاعات بسیار کوتاه شده است.

کم کردن مزاحمت ها برای تمرکز بیشتر روی کار های مهم را سرلوحه امور خویش قرار دهید. مزاحمت ها در جهانی کنونی شامل خواندن انبوهی از ایمیل ها، قرار دیدار های کسل نماینده و بی نتیجه، اخبار و اطلاعات، تماس های تلفنی غیر ضروری و طولانی و... می گردد. پس مزاحمت ها را به حداقل برسانید.

از انجام چند کار در یک زمان به شدت پرهیز کنید.

تحقیقاتی که در دانشگاه یوتا انجام شد بیانگر این بود که صحبت کردن با تلفن همراه هنگام رانندگی سرعت واکنش افراد را به مقدار یک پیرمرد 70 ساله کاهش می دهد. این امر در خصوص عملکردتان در سایر امور نیز صادق است.

مورد دیگر اینکه بسیاری از انسان ها گمان می نمایند تنها کسی که در جهان می تواند کار خاصی را به درستی به انجام برساند خودشان هستند و بس. البته شاید در برخی موارد این امر صادق باشد، اما راه های دیگر و درست تری هم برای انجام کار ها وجود دارد؛ بنابراین اگر فکر می کنید انجام امور مهم و اساسی مجموعه تان فقط از عهده شما برمی آید پس کار های دیگر را به دیگرانی که مورد قبول و وفاق تان هستند واگذار کنید (اصل تفویض اختیار). تفویض اختیار یعنی سپردن سایر امور به صلاح دید شما به افراد با صلاحیت، آموزش دیده، مطمئن و... استفاده از سیستم ها و روش های نوین جهت به حداقل رساندن وقت خود برای کنترل و نظارت بر کارمندان.

حال که تا اینجا آموختیم چگونه زمان را مدیریت کنیم تا به اهداف خود نزدیک شویم در این بخش 5 روش برای رسیدن به اهداف را عنوان می کنیم:

1-تجربه: تجربه تنها راه برای یادگیری بهتر در زندگی ماست. شما با تجربه کردن می توانید به آموخته های تان پویایی ببخشید. اجازه دهید تجربیات و تلخی های گذشته در همان گذشته باقی بمانند، فقط از آن ها درس بگیرید و بدون سرزنش خود و دیگران به راه تان ادامه دهید.

2-بازبینی و بازنمایی: مدیریت زمان در جهت رسیدن به اهداف فرآیندی پویاست، سیستمی که اگر کنترل نگردد و از نو سازمان نیابد به زودی از هم خواهد پاشید.

بیشتر متخصصان بازبینی امور جاری شرکت ها را روزانه یا هفتگی و برای بازبینی ارزش ها و منظره ها مدت زمان یک ساله پیشنهاد می نمایند تا در صورت تاخیر یا تعلل در اجرای به موقع برنامه ها، زمان لازم جهت آسیب شناسی و برطرف مسائل، وجود داشته باشد.

3-دادن و گرفتن بازخورد: یعنی کشف کار های درست از غلط و ارزیابی عملکرد ها و نحوه ارائه کار افراد به خودشان که موجب بهتر شدن کار ها می گردد بنابراین نگرش های مثبت و کار های درست را مورد قدردانی و اموری که موجب کندی حرکت در راه رسیدن به اهداف شده را از گردونه فعالیت های مجموعه خود خارج و طرح مفید دیگری را جایگزین کنید.

در این میان نباید فراموش کنید برای برطرف هرچه سریع تر موانع موجود به سایر اعضای تیم خود یاری کنید تا به سرعت بر مسائل شان فائق آیند، چرا که با تکرار عادات و روش های قدیمی و همیشگی چیزی به دارایی شرکت تان اضافه نخواهد شد. پس با دادن و گرفتن بازخورد قادر خواهید بود مسائل تان را با مدیریت زمان برای همواره حل کنید.

4-مقدار گیری نتایج: اگر اهداف به درستی طراحی و اجرا شده باشند قطعا مقدار گیری کار برایتان بسیار آسان خواهد بود. در غیر این صورت اگر مقدار گیری نتایج برای شما سخت است از اهداف آسان یا smart آغاز کنید، زیرا قابل دسترس تر هستند سپس برگشته و فرآیند کار را دوباره تکرار تا در نهایت به نتایج دلخواه برسید.

5-مدیریت استرس: در همه مراحل احساس ذهنی، فیزیکی و روانی خوبی داشته باشید چرا که نقش و درگیری بیش از حد با کار پایان سیستم ایمنی بدن شما را از کار انداخته و دیر یا زود این سیستم معیوب شما را با انواع بیماری ها از پای در خواهد آورد؛ بنابراین سعی کنید افسار استرس را به دست بگیرید و از بروز بیشتر آن جلوگیری کنید.

با استراحت کافی، تعادل در برنامه ریزی، تفویض اختیار، استفاده از سیستم های هوشمند، وقت گذرانی با دوستان، طبیعت گردی، ورزش و... از استرس دوری کنید (مدیریت زمان در واقع همان مدیریت خویشتن است). در پایان برنارد برنس جمله جالبی در خصوص ارزشمندی زمان می گوید: ای کاش می توانستم گوشه ای از خیابان در حالی که کلاه به دست داشتم می ایستادم و از مردم می خواستم که ساعات تلف شده خویش را در داخل کلاه من بیندازند.